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【转载】多种办公软件文档数据的保护和加密  

2017-01-20 17:46:04|  分类: Word知识及应用 |  标签: |举报 |字号 订阅

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一、MS-Office文档的保护和加密

(一)Word文档(*.doc)

1、加密Word文档

如果Word文档不希望别人查看,可以通过添加打开密码来实现。为Word文档添加密码,可以通过下列两种方法来实现:

方法一:启动Word2003(其他版本操作相似,下同),打开需要加密的文档,执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,切换到“安全性”标签下,在“打开文件时的密码”右侧的方框中输入密码,按下确定按钮,再确认输入一次密码,确定退出,然后保存一下当前文档即可。

注意:经过加密设置后,以后需要打开该文档时,需要输入正确的密码,否则文档不能打开。

方法二:在对新建文档进行“保存”或对原有文档进行“另存为”操作时,打开“另存为”对话框。

单击工具栏上的“工具”按钮,在随后弹出的下拉列表中,选“安全选项”,打开“安全选项”对话框,在“打开文件时的密码”右侧的方框中输入密码,按下确定按钮,再确认输入一次密码,确定退出,然后保存当前文档即可。

2、保护Word文档

如果Word文档允许别人查看,而不允许别人修改,可以采取保护的方法来实现。

方法一:设置“修改文件时的密码”。仿照上述加密操作,在相应的对话框中,在“修改文件时的密码”右侧的方框中输入密码,按下确定按钮,再确认输入一次密码,确定退出后,保存当前文档即可。

注意:在打开设置了“修改文件时的密码”的文档时,会弹出对话框,不输入密码,直接按其中的“只读”按钮,即可打开文档进行浏览。而此时对文档所作的任何修改,均不能被保存到原文档中。

方法二:保护文档:执行“工具→保护文档”命令,展开“保护文档”任务窗格。

选中“仅允许在文档中进行此类编辑”选项,然后按下“是,启动强制保护”按钮,打开“启动强制保护”对话框,输入并确认输入密码一篇密码,确定返回即可。

注意:①对文档启动强制保护后,如果试图对文档进行编辑操作时,在状态栏会出现“不允许修改,因为此文档已经锁定”的提示。

②如果需要解除锁定,请执行“工具→取消文档保护”命令,输入正确的密码,确定即可。

(二)Excel文档(*.xls)

1、加密Excel文档:加密Excel文档的操作过程同加密Word文档相似,请大家仿照操作。

2、保护Excel文档:保护Excel文档,我们分为下面三种类型:

类型一:锁定所有单元格

启动Excel2003,打开相应的工作簿文档,切换到需要保护的工作表下,执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,输入关确认输入一个保护密码,确定返回即可。

注意:经过这样的设置后,如果试图要修改某个单元格中的内容,系统会弹出对话框,拒绝对其进行修改操作。

类型二:锁定部分单元格(例如锁定含有公式的单元格)

先选中所有包含数据的单元格区域,执行“格式单元格”命令,打开“单元格格式”对话框。

切换到“保护”标签下,清除“锁定”选项前面复选框中的“∨”号,确定返回;再执行“编辑→定位”命令,打开“定位”对话框,单击其中的“定位条件” 按钮,打开“定位条件”对话框,选中其中的“公式”选项,确定返回选中所有包含公式的单元格,再打开“单元格格式”对话框,切换到“保护”标签下,在“锁定”选项前面复选框中添加上“∨”号,确定返回;再仿照上面类型一的操作,保护一下工作表即可。

类型三:锁定共享工作簿

有时,我们需要将一个工作簿在局域网上共享,让不同部门来填写其中相应的内容,这时候,我们希望对不同的区域使用不同的保护密码。

选中区域一(如C列),然后执行“工具→保护→允许用户编辑区域”命令,打开“允许用户编辑区域”对话框。

单击击其中的“新建”按钮,打开“新区域”对话框,输入保护的区域单元格地址(如“=$C多种办公软件文档数据的保护和加密 - ya - 心灵小屋C”)和密码,确定返回;再按“新建”按钮添加其他区域,全部添加完成后,确定返回;再仿照上面的操作,保护一下工作表即可。

注意:①经过这样的设置后,如果要向相应的区域中添加数据时,需要输入正确的密码才可以。

②Excel工作簿共享的设置方法:执行“工具→共享工作簿”命令,打开“共享工作簿”对话框,选中“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”选项,确定返回;再将该工作簿文档保存在局域网某如电脑的一个共享文件夹中,这样局域网上的多个用户可以同时打开该工作簿文档,输入各自相应的密码,对其进行编辑操作。

③类型三介绍的功能,是Excel2002及后续版本的一个新增功能。

(三)演示文稿(*.ppt)

PowerPoint2002及后续版本,可以对制作的演示文稿进行加密,其操作方法同给Word加密相似。

(四)Access文档(*.mdb)

虽然Access2003同Word等是一个系列的不同组件,但是,其加密方法却完全不同:启动Access2003,执行“文件→打开”命令,打开“打开”对话框。

选中需要加密的数据库文件,然后按右下角“打开”按钮右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“以独占方式打开”选项,打开相应的数据库文件。然后执行“工具→安全→设置数据库密码”命令,打开“设置数据库密码”对话框,设置好密码后,确定返回,即可对打开的数据库文件进行加密。

二、WPS Office文档的保护和加密

(一)WPS Office文档的加密

用WPS Office中金山文字、金山表格、金山演示组件制作的文件,其加密方法是完全一样的,操作起来也比较简单:在相应的组件(如“金山文字2003”)窗口中,执行“文件→文档加密→密码”命令,打开“密码”对话框,输入密码确定返回后,保存当前文件就行了。

(二)WPS Office文档的保护

用WPS Office中金山文字和金山演示组件制作的文件,具有保护文档的功能,其操作方法也是一样的:执行“工具→保护文档”命令,打开“文档保护”对话框,输入密码,确定返回即可。

三、永中Office文档的保护和加密

(一)永中Office文档的加密

由于永中Office文档采取的是一种集成文档形式,因此,其各组件的加密操作是在同一个窗口中完成的:启动永中Office2004,打开相应的文档,执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,切换到“文件”标签下,设置好“作者权限密码”,确定返回即可。

注意:在上述“选项”对话框中,有“修改权限密码”和“只读权限密码”,但是,这两种密码都必须建立上设置了“作者权限密码”的基础上,笔者认为,这就没有什么意义了,盼望软件开发商能加以改进。

(二)永中Office文档的加密

在永中Office集成文件中,对永中文字和永中表格单独设置了保护文档的功能,而永中演示没有保护文档的功能。

1、永中文字的保护:打开集成文档,切换到永中文字界出下,执行“工具保护保护文档”命令,打开“保护文档”对话框,选中保护的内容(如“整篇文档”),设置好密码,确定返回即可。

2、永中表格的保护:切换到永中表格界面下,选中需要保护的单元格(区域),执行“工具→保护→保护单元格”命令,打开“保护单元格”对话框,选中保护的内容(如“锁定”),设置好密码,确定返回即可。

注意:对永中表格中单元条的保护设置完成后,需要保存文档,然后重新打开文档才能生效。

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